マッチング事例Vol.3【公益社団法人が始めるDXの第一歩】

県内全域に多数の会員を抱える団体がデジタル化を推進

マッチング事例：福島県歯科医師会さん（福島市仲間町）

福島市デジタル人材バンク（以下、デジタル人材バンク）は、市内の中小企業などが抱える課題をデジタルの力で解決するために、支援を希望する企業・団体と、支援を行うデジタル推進パートナーとのマッチングを行っています。
今回は、福島県歯科医師会（外部サイトへリンク）さんが東北コピー販売（外部サイトへリンク）さんと一緒に取り組み始めたDXのマッチング事例をご紹介します。
福島県歯科医師会と東北コピー販売の皆さま右から順に福島県歯科医師会の主査・中村さんと専務理事・五十嵐さん、東北コピー販売の代表取締役・高橋さんと和泉さん

安心して相談できる福島市の「デジタル人材バンク」

——これまでどのような困りごとがありましたか？

五十嵐専務理事（以下、五十嵐さん）：福島県歯科医師会は約920会員（歯科医師等）で構成され、会員は県内全域におり、一部は県外にもいます。会員とのやりとりは紙ベースになっており、月に2回ほど定期的に文書を発送しています。私は平日昼の休診時間に県歯科医師会館に来て、会長や職員と打合せをしています。合わせて決裁もしています。決裁途中で診療所に戻る場合もあります。時間やコストの面を考えると、このタイミングでデジタル化が必要だと考えました。

——デジタル人材バンクをどのような経緯で知ったのですか？

福島県歯科医師会のお二人

中村さん：デジタル化するとは言え、この山積みの課題を具体的にどのようにすればいいのか想像もつきませんでした。そこで、まずは福島市がどのようにデジタル化したのか知りたいと思いました。
色々と調べているとちょうど福島市で「デジタル人材バンク」が始動していたようで、デジタル推進課に相談してみることにしました。

——デジタル推進パートナーの東北コピーさんに依頼したご感想をお聞かせください

中村さん：私たちの現状を伝えてデジタル推進課から紹介を受けたのが、DXに力を入れている東北コピー販売さんでした。
高橋社長は親身に相談に乗ってくださり、業務フローの洗い出しや運用研修などを行ってくれて安心でした。打ち合わせでは、私たちに合ったソフトの提案や費用などについて具体的に提示してもらい、非常にイメージしやすかったです。
また、東北コピー販売さんとの初めての打ち合わせにはデジタル推進課の秦さんが同席してくださいました。質問で不足している点などがあると、すかさず助言してくださって大変心強かったです。

デジタル化への近道は「悩むよりまずは相談すること」

東北コピー販売のお二人

——会社でDX、具体的に何をどのように支援しているのですか？

高橋代表取締役（以下、高橋さん）：今回のご依頼は公益社団法人のDXということで、まずはその膨大な業務フローを書き起こすところから始めました。困っていることを整理し、必要なものとそうでないものを選別。そして、そこから最適な提案をしていきます。

——今回の支援にあたって、どのように改善されましたか？

高橋さん：福島県歯科医師会さんの場合、明確に決裁の資料などをデジタル化したいという課題を提示してもらったので、ベストマッチする「HUEワークフロー（外部サイトへリンク）」をポンと当てはめたという感じです。そして現在は遠方にいる先生方にオンラインで決裁をもらうことを始めた段階です。
和泉さん：皆さん「デジタル」と聞いただけで抵抗感がある方も多くいらっしゃって。まずは馴染のあるExcelに似たツールを使用するなど、日常的にデジタルに触れる「デジタルタッチ」の機会を増やすというのも実践しています。
五十嵐さん：なにせ会員数が多く、年齢層も様々。当然そういうことが苦手な人もいますので、すべての会員を対象にデジタル化を始めるのは数年掛かると思います。今は役員と事務局職員の間で試走し、周知している段階です。アナログからデジタルへの移行期間で、今が一番大変な時期かもしれませんね(笑)。
中村さん：将来的には県内の会員の方々に定期的に送っている文書をデジタルで送るようにしたいです。今現在はそのデジタル化の一歩目です。

——今後デジタル人材バンクを利用したいなという方たちにアドバイスをお願いします

中村さん：市内には私たちと同様にデジタル化したいけど勝手がわからず、踏み出せない企業や団体は多いのではないでしょうか。社会全体を通してデジタル化はどんどん前に進んでいます。同じ市内の、10分ちょっとの距離のところにパートナーがいると思うとすごく安心感があります。思い立った時に相談し、紹介してもらうといいと思います。
和泉さん：新しいことを始めるのって面倒くさかったり、大変だったり…。足踏みしちゃうと思うんです。具体的でなくても全然かまわないので、まずは気軽に相談してください。